Été 2017

Planifier des expériences, un événement à la fois


WEC article - planning experiences on event at a timeLa conception créative et les technologies originales prennent la vedette et transforment les spectateurs en créateurs inspirants.

On dit que « ce qui se passe à Vegas reste à Vegas ». Heureusement, ce n’est pas toujours le cas, comme l’a montré le World Education Congress (WEC) de Meeting Professionals International (MPI) qui a produit une expérience qu’il valait la peine d’ébruiter dans Vegas et bien au-delà. Venus de partout autour du globe, des milliers de planificateurs et de professionnels de l’événementiel sont repartis du MGM Grand Hotel & Casino avec des connaissances, de l’inspiration et des contacts qui n’ont pas de prix.

WEC avait mis la table dès le départ avec son thème : « Arrêtez de planifier des réunions. Commencez à concevoir des expériences. » Nous n’aurions pas pu mieux le dire, car à notre époque de révolution numérique, le succès vient lorsqu’on crée des liens entre les marques et les auditoires en bâtissant des expériences uniques, personnelles et inoubliables. Et une expérience ne devient vraiment une expérience que lorsqu’il y a un étroit contact humain.

MPI a concrétisé sa thématique en se transformant en étude de cas, créant des expériences pour ses participants et leur offrant les outils qui leur permettraient de concevoir les leurs. Vraiment, la programmation visait à transformer les planificateurs de réunions d’aujourd’hui en concepteurs d’expériences de demain.

Voilà comment cela s’est passé.

Des idées précieuses et exploitables

WEC avait invité une impressionnante brochette de conférenciers, qui adhéraient tous au thème de l’événement. Bruce Mau, directeur du design chez Freeman et exemple parfait de l’approche de conception créative, a partagé ses réflexions visionnaires dans son discours, ainsi que dans une séance ultérieure et une entrevue en direct sur Facebook. M. Mau a affirmé que nous avons tous la capacité d’être des concepteurs, de concevoir de manière holistique un projet ou une opportunité du début à la fin avec des possibilités pratiquement infinies. Il faut simplement se distancer des résultats matériels pour libérer le potentiel imaginatif, tout en apprenant de ses expériences, y compris de ses erreurs. M. Mau a parlé de ses propres erreurs et a décrit comment il a transformé certains faux pas en nouvelles méthodologies. « Les meilleurs concepteurs sont ceux qui font le plus d’erreurs », dit-il. « Pondez 100 idées, puis jetez-en 98 et gardez les 2 qui marchent. »

En discutant des nouvelles manières de penser et de la révolution numérique, Bruce Mau a abordé une réalité très compréhensible : la résistance au changement que les gens éprouvent naturellement. Il a expliqué que l’un des principes de base de la conception créative est l’empathie et la capacité à comprendre l’anxiété de l’auditoire, ce qui peut l’aider à l’éliminer. La solution, a-t-il appris d’expérience, est de renforcer la stabilité tout en s’ouvrant à l’innovation. Informez vos parties prenantes de ce qui fonctionne actuellement et de l’amélioration que le changement apportera. En affaires, le plus grand de tous les risques, c’est de ne pas changer. Les marques s’entêtent à conserver « ce qui a marché l’an dernier », parfois même quand cela ne marche plus. « Si nous ne changeons pas, poursuit-il, nous devenons invisibles. Si nous ne nous renouvelons pas, nous perdons notre pertinence. »

Une saine inspiration

À propos d’empathie et d’attitude holistique, une autre conférence mémorable a été offerte par l’inspirant physicien et orateur Deepak Chopra. En bref, M. Chopra a expliqué que pour avoir du succès en affaires, il faut tout d’abord penser à notre propre corps et à notre esprit. « Votre corps n’est pas une chose », explique-t-il. « C’est une activité. C’est un verbe, pas un nom. Quatre-vingt-quinze pour cent de notre santé tient à notre mode de vie. » Après avoir mis l’accent sur des approches saines comme le yoga et la méditation, M. Chopra a donné des solutions concrètes pour arriver à mieux vivre, comme dormir de 7 à 8 heures par nuit, faire 10 000 pas par jour et, parfois, marcher pieds nus (si ça fonctionnait pour Steve Jobs, pourquoi pas pour nous ?).

Outre dans ces conférences principales, l’idée de concevoir des expériences dans toutes les facettes de nos vies s’est propagée dans tout le WEC. Sarah Prevette, fondatrice et PDG de Future Design School, est d’accord avec M. Mau sur l’importance de l’empathie et de l’approche holistique et universelle dans le design. À son avis, le processus de création d’expériences inclut de l’idéalisme, de la validation et du profilage rapide. Ce n’est jamais linéaire, c’est un écosystème dynamique d’idées et d’approches. Le gourou de la création Ron Tite a résumé dans sa conférence les défis et les opportunités que recèle la conception d’expériences de nos jours. Il a même affirmé que « nous sommes en réaction contre le numérique — nous avons plus que jamais et intensément besoin que nos expériences se fassent en personne ».

Rampes de lancement pour expériences

Les bonnes idées sont encore meilleures quand on a les bons outils, n’est-ce pas ? Le WEC a mis en avant des technologies novatrices qui se déploient hors des espaces événementiels traditionnels. Certaines incluaient le mapping vidéo en 3D et le rendu 3D ainsi que des avancées spectaculaires pour les vidéos flottantes. Ces solutions sont tout à fait logiques aujourd’hui, maintenant que les événements passés perdurent électroniquement et peuvent être visionnés tout au long de l’année. Un autre bon exemple était cette vidéo qui montrait comment les couples peuvent planifier tout leur mariage à distance, dans un environnement 3D.

Des séances et panels qui apportent le changement

Le WEC a touché à de nombreux sujets importants, notamment le marketing d’événements, les opérations entourant les événements, le développement personnel et professionnel et la technologie associée aux mégadonnées. Des ateliers aidant le planificateur à devenir un producteur aux ateliers permettant d’évoluer du rôle de fournisseur à celui de partenaire, le volet formation offrait de tout et plus encore. C’était comme un camp d’entraînement de base couvrant toute la matière fondamentale aux réunions.

Un panel en particulier portait sur la sécurité, un sujet très actuel surtout quand on sait que moins de 50 % des planificateurs ont un plan de sécurité pour leurs événements. Michael Dominguez, premier vice-président de MGM, est d’avis que la plus importante question qu’un planificateur de réunions peut poser durant une visite exploratoire est « qui coordonne le plan d’urgence dans votre établissement ? » Seulement après qu’il sait cela peut-il commencer à planifier. Il devrait toujours y avoir un tel plan ainsi qu’une filière hiérarchique pour le cas où du temps inclément ou toute autre difficulté ou urgence potentielle surviendrait. Oui, la conception créative fonctionne même pour la sécurité !

Persuader par l’exemple

Il n’est pas exagéré de dire que WEC a servi d’étude de cas dans la conception d’expériences. Juste avant l’événement, une catastrophe s’est abattue sur ses organisateurs : le conférencier principal et ancien joueur de la NBA Magic Johnson a dû annuler sa présence. Travaillant toute la nuit avec acharnement, les organisateurs se sont inspirés des principes de la conception créative et du marketing événementiel pour adapter la programmation. Ils ont compensé l’absence de la vedette avec un panel d’experts de l’industrie qui a séduit l’auditoire par ses idées visionnaires et pertinentes. Le thème principal ? Que faire quand les choses se déroulent mal pendant un événement ? À en juger par la réception enthousiaste, le public était visiblement ravi, et loin d’être déçu. Au bout du compte, leur expérience s’est avérée magique, comme pour tout le monde au WEC.

Las Vegas a continué d’enchanter les visiteurs inspirés par l’événement grâce à ses casinos, ses boîtes de nuit et discothèques et ses sosies d’Elvis. De plus, Joan Jett a offert une performance électrisante aux participants fascinés du WEC, démontrant pourquoi elle demeure une pionnière parmi les artistes féminines tout en rappelant le fait qu’une bonne expérience n’est jamais dépassée, surtout quand elle est orchestrée par des concepteurs doués de créativité.

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